Pengembangan/Penerapan Sistem Informasi di Perusahaan. Contoh: PT Kokoh Inti Arebama

Penerapan sistem informasi terintegrasi di suatu perusahaan tidaklah semudah yang dibayangkan, terlebih di Indonesia dengan tingkat pembajakan software yang begitu tinggi menyebabkan orang memandang software adalah suatu produk yang sangat murah. Oleh karena itu jika suatu perusahaan ingin membuat suatu sistem informasi terintegrasi biasanya mereka akan terkejut dengan harganya yang dianggap terlalu mahal dan segera membatalkan rencana tersebut, walaupun sebenarnya tingkat efisiensi yang akan diperoleh akan jauh lebih tinggi dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan sebuah sistem.

Selain itu masih banyak perusahaan-perusahaan, terutama yang belum menerapkan ISO, tidak memiliki bisnis proses yang baku. Masih banyak terjadi, dimana satu karyawan memiliki pekerjaan rangkap di beberapa divisi yang berbeda, terutama pada perusahaan keluarga dimana hampir seluruh keputusan diambil oleh satu orang saja, hal ini menyebabkan sistem informasi tidak bisa diterapkan. Biasanya dalam penerapan suatu sistem informasi, langkah pertama adalah menganalisa ataupun memperbaiki bisnis proses yang sudah ada agar menjadi lebih baik. Oleh karena itu diperlukan seorang pimpinan perusahaan yang open minded, yang bisa menerima perkembangan teknologi, yang memiliki visi misi perusahaan untuk terus berkembang. Hal inilah yang merupakan modal dasar dalam penerapan sistem informasi, tanpa adanya hal tersebut, hasil terbaik tidak akan bisa didapat walaupun banyak biaya yang sudah dikeluarkan dan banyak hal yang sudah dikorbankan.

Faktor dominan lain yang menjadi penghalang adalah user, para karyawan, terutama generasi tua yang sudah terbiasa melakukan pekerjaan secara manual secara bertahun-tahun. Mereka sangat sulit menerima sistem baru yang akan diterapkan. Terlebih banyak diantara mereka yang “gaptek” dimana hampir tidak pernah bersentuhan dengan komputer. Hal ini akan menyebabkan ketakutan pada diri mereka jika sistem informasi diterapkan, mereka tidak dapat berbuat apa-apa dan menjadi tersingkir. Peran user terbesar adalah ketika sistem informasi selesai dibuat dan akan disosialiasikan. Kebanyakan perusahaan hanya memikirkan biaya pembuatan sistem informasi saja, padahal biaya untuk sosialisasi sistem biasa jauh lebih besar daripada biaya pembuatannya. Mayoritas user pada saat sosialisasi akan mencoba menghindar dan menolak dengan berbagai alasan seperti sibuk, tidak mengerti, nanti saja dll. Oleh karena itu diperlukan tindakan tegas dan teladan dari segenap direksi dan pimpinan manajerial untuk menerapkan sistem informasi secara menyeluruh, bahkan banyak perusahaan yang menerapkan ”jika tidak mau menggunakan sistem baru, silahkan mengundurkan diri”. Dengan adanya dorongan seperti ini maka mau tidak mau user akan menggunakan sistem informasi tersebut dan sistem informasi akan menjadi berguna bagi perusahaan, karena sebaik-baiknya suatu sistem informasi, jika tidak dipakai akan sia-sia belaka.

Contoh:

Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama mengganti sistem TI inti buatan sendiri dengan aplikasi dari vendor besar. Awalnya sistem yang dibangun sendiri merupakan sistem yang sederhana dan hubungan antar cabangnya belum tersambung secara online. Tetapi seiring dengan kebutuhan yang semakin besar, maka mereka memutuskan untuk mencari suatu sistem yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Setelah melakukan benchmarking dengan perusahaan lain yang sejenis, dan mengundang vendor solusi IT (SAP, Oracle dan Microsoft), akhirnya diputuskan untuk menggunakan solusi dari Microsoft. Karena solusi dari Microsoft ini dinilai cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem ini user-friendly.

Implementasi sistem ERP ini mempunyai sasaran yaitu pengintegrasian antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan dan mengintegrasikan cabang-cabangnya. Dalam pengimplementasiannya tidak ada masalah dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly, lagipula mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat seperti melakukan pendekatan antara lain dengan pemberian dukungan secara top-down ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end-user; serta melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.

Secara keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP ini diharapkan tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Karena segala sesuatunya dapat dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer. Melalui pola tersentralisasi ini, kantor pusat dapat memantau jenis barang yang dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan, serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. Dari sisi efisiensi, adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari cabang/gudang lebih cepat dan dapat dipantau secara langsung dari layar komputer.

Adapun rencana ke depannya dari PT Kokoh Inti Arebama ini adalah untuk Go Public. Untuk mendukung rencana tersebut, mereka terus melakukan pembenahan infrastruktunya seperti implementasi aplikasi bergerak lewat PDA, menggunakan aplikasi Sales Force Automation, pemanfaatan sistem Business Inteligence oleh manajemen untuk kebutuhan tren analisis dan pengambilan keputusan, penggunaan teknologi RFID di gudang untuk mempermudah administrasi di sistem, dan integrasi B2B dengan rekan kerjanya dan pelanggannya dengan penggunaan jaringan Internet untuk pemesanan barang. (SWA No. 26/XXIII/ 6-18 DESEMBER 2007)